2.VERGİ İNCELEMESİNE BAŞLANGIÇ
1.Vergi incelemesine alınan bir mükellef nasıl haberdar olur?
Vergi incelemesinden mükelleflerin çoğu, e-tebliğ yoluyla aldıkları defter belge isteme yazısı ile haberdar olurlar. Bu yazıda incelemeyi yapacak vergi müfettişinin imzası, incelenecek ilgili yıl defter belgelerin 15 gün içinde ibrazı, ibraz edilmediği takdirde uygulanacak yaptırımlar yer alır.
2.Defter belge ibraz edilmezse ne olur?
Defter belge ibraz yazısı alan mükellef 15 gün içinde defter belgesini ibraz etmek zorundadır. Etmediği takdirde özel usulsüzlük cezası kesilir ve ibraz için yeni bir yazıyla ilave 15 gün süre verilir. İkinci kez verilen 15 günlük süre zarfından defter belgenin ibraz edilmemesi halinde mükellefin ilgili yıl itibariyle indirim konusu yapmış olduğu KDV’lerin tamamı reddedilmek suretiyle vergi tarhiyatı yapılır ve vergi ziyaı cezaları kesilir. Aynı zamanda defter belgenin ikinci sefer istenmesine rağmen ibraz edilmemesi, “defter belgenin gizlenmesi” kaçakçılık suçunu da oluştuğundan, mükellef hakkında vergi suçu raporu düzenlenerek mükellef savcılığa sevk edilir. Ayrıca defterlerini ibraz etmeyen mükellefler özel esaslara, tabiri diğerle, kara listeye alınmak suretiyle ticari hayatları etkilenir. Mükellefin banka hesaplarına ihtiyati haciz uygulanabilir. Bu sebeple normal ticaret yapan hiçbir mükellefin böyle bir yola kesinlikle girmemesini tavsiye ederiz.
3.15 günlük sürenin hafta sonuna – mali tatile denk gelmesi halinde ne yapmak gerekir?
Defter belge ibraz yazısı e-tebligat yoluyla geldiği zaman, tebligatın ilk gönderildiği güne ilaveten 5 günlük bir ihtiyat aralığı vardır. Söz gelimi e-tebligat Ekim’in 4’ünde yapılmışsa tebligat ekranında ayrıca 9 Ekim tarihi itibariyle tebligat yapılır gibi bir ibare görülecektir. Bu durumda tebligatın başlangıç günü Ekim’in 4’ü değil, 9’udur. 9’a 15 gün eklendiğinde en geç 24 Ekim tarihi itibariyle defter belgenin ibraz edilmesi gerekir. Bu tarih şayet Cumartesi ya da Pazar gününe denk gelmesi halinde, takip eden ilk işgününde (Pazartesi) ibraz süresi sona erer. Bu son gün şayet 1 – 20 Temmuz arası bir tarihe denk gelirse de 27 Temmuz’a kadar uzar. 27 Temmuz’un da hafta sonuna denk gelmesi halinde yine ilk işgününe kadar sarkar.
Resmiyette durum bu olmakla birlikte fiiliyatta ilgili vergi müfettişi ile görüşüldüğünde ek süre alınabilir. Fiiliyatta vergi müfettişi 15 inci günün sonunda defter belge ibraz edilmedi diye ceza kesme yazısını hemen vergi dairesine göndermez. Şifahi ek süre alınabilmesine hemen ceza kesilmemesine rağmen, vergi müfettişinin de yoğun olabileceği şifahen vermiş olduğu sözü unutabileceği göz önüne alınarak süresinde defter belgenin ibraz edilmesi, edilemeyeceği takdirde de yazı ile ek süre talep edilmesi yerinde olur. İncelemeye alınan hiçbir mükellefin inceleme sürecine olumsuz bir intiba ile başlamasına gerek yoktur.
Diğer taraftan defter belgenin çok olması halinde süre dolmadan önce vergi müfettişinden randevu alınıp ziyarete gidilmesi, durumun izah edilmesi ve incelemenin mükellefin kendi ofisinde yapılmasını talep etmesi gerekir.
4.Vergi müfettişi ile ilk temasta neler yapılır, hangi belgeler imzalanır?
Defter belge ibraz yazısını teslim alan mükellef incelemeye alınmış demektir. Mükellef, 15 günlük süre dolmadan telefonla randevu alarak vergi müfettişine defter belgesini teslim etmelidir. Vergi müfettişi ile yapılacak görüşmelerin hiçbirine hediye götürülmesi kesinlikle hoş karşılanmaz. Tanışma ve faaliyet konusunun izahından sonra özellikle imalatçı firmaların yapılan işin yerinde gösterilmesi amacıyla vergi müfettişinin işyerine davet edilmesi nezakettendir. Sahte fatura kullanımı amacıyla yapılan incelemelerde işyeri ziyaretine pek gidilmez. İlk görüşmeye mükellefin mevcut meslek mensubu mali müşaviri veya yeminli mali müşaviri ile gitmesi tavsiye edilir.
Bu ilk görüşmede iki tutanak tutulur.
- Defter belge teslim tutanağı,
- İncelemeye başlama tutanağı,
İncelemenin sonunda da ayrıca,
- Vergi inceleme tutanağı,
- Defter belge teslim (iade) tutanağı
imzalanacaktır. Bu tutanakların sıklıkla mükellef tarafından karıştırıldığı tecrübeyle sabittir. Bu sebeple dikkatli olmakta fayda vardır.
5.Tutanak imzalamaya kimler yetkilidir? Muhasebecim imza atabilir mi?
Mükellefin bizzat kendisi, şayet mükellef tüzel kişi ise imzaya yetkili olan kişi (imza sirküleri ile gittiğinde) tüm tutanakları imzalayabilir. Bunun haricinde mükellef adına defter belge teslim etmeye, vergi incelemesinde tutanakları imzalamaya açık yetkisi olan avukatlar ile mükellefle sözleşmesi olan mali müşavirler ve yeminli mali müşavirler de tutanakları imzalayabilir.
6.Defter belge teslim tutanağının içeriği ve önemi nedir?
Teslim edilen defterlerin isimleri – yılları, belgelerin klasör adetleri gibi bilgiler yer alır. Bu tutanağın muhafaza edilmesi son derece önemlidir. Sonrasında bir mahkeme, başka bir vergi müfettişi ya da resmi makam tarafından defter belgenin ibrazı talep edildiğinde, defter belgenin uhdesinde olmadığının ve bu sebeple de ibraz edilemeyeceğinin tek delili bu belgedir.
Bu arada e-defter tutan mükellefler, e-defterlerini elektronik ortamda da teslim edebilirler. Elektronik ortamda tutulan defterlerin kağıda basılı olarak incelemeye ibrazı gibi bir zorunluluk bulunmamaktadır.
7.Teslim alınan defter belge ne zaman iade edilir?
Vergi inceleme tutanağı imzalandıktan, rapor değerleme komisyonunda dinlenme talebi (talep edildiyse) gerçekleştikten sonra inceleme başında teslim alınan defter belgeler mükellefe bir tutanakla iade edilir. Hakkında vergi suçu raporu düzenlenecek mükelleflerin defter belgeleri iade edilmez. Defter belge eksiksiz geriye teslim alınmadan bu tutanağın imzalanması mükellef açısından ciddi sorunlar doğurabilir. Genellikle mükellefler tecrübesiz olduklarından bu tür durumlarda önüne konulan belgeyi sorgu sual etmeden imzalamakta defter belgeyi teslim almadan vergi müfettişin dairesinden çıkıp dönmektedir. Bu belge imzalandıktan sonra müfettiş kendisini güvenceye almakta, dairede kalan defter ve belgelerin akıbeti ise meçhule yol almaktadır. Farklı bir konudan mükellef tekrar incelemeye alındığında teslim edeceği defter belgeyi bulamamakta, dairede teslim almadığını hatırlasa da hiçbir hak iddia edememektedir.
8.İncelemeye başlama tutanağı ve içeriğinde hangi bilgiler yer alır?
İnceleme görevinin vergi müfettişine tevdi edilmesinden sonra 30 gün içinde alınması gereken bir tutanaktır. Vergi müfettişine defter belge teslim etmeye gidildiğinde karşılıklı olarak imzalanır. Bu tutanakta, mükellefe ait genel bilgilerin yanı sıra incelemenin türü (tam – sınırlı), incelemeye alınma gerekçesi, incelemenin konusu, dönemi, nerede yapılacağı bilgileri yer alır. İncelemeye başlama tutanağı 3 örnek olarak düzenlenir. Biri mükellefte, biri müfettişte kalırken bir diğeri de mükellefin vergi dairesine gönderilir.
9.Tam – sınırlı inceleme ne demektir, bu ayırımın önemi nedir?
Belirli bir konuyla sınırlandırılmamış olan inceleme türüne “tam inceleme”, sınırlandırılmış olana ise “sınırlı inceleme” denir. Sınırlı incelemeler 6 ayda, tam incelemeler ise 12 ayda tamamlanmak zorundadır. İncelemeye başlama tutanağının alınması ile birlikte bu süre başlar. Bu süre zarfında inceleme tamamlanmadığı takdirde vergi müfettişi tarafından gerekçeli olarak süre uzatımının talep edilmesi gerekir. Normal şartlar altında süre uzatımı talep edilemeyeceğinden vergi müfettişleri başladıkları incelemeyi normal süresinde tamamlarlar.
Eskiden ucu açık olan yıpratıcı vergi inceleme süreçlerine bu şekilde belirli bir sınır getirilmiştir. İstenebilecek/verilebilecek ek süre, en fazla 6 aydır. İncelemenin süresi uzatıldığında mükellefe bilgi verilmesi gerekir. İnceleme esnasında vergi müfettişi değişse bile normal ve ek süreler zarfında incelemenin tamamlanması gerekir.
Tam – sınırlı inceleme ayırımı inceleme süresi açısından önemli olduğu gibi kapsam açısından da önemlidir. Tam incelemenin kapsamı adından da anlaşılacağı üzere son derece geniştir. Sınırlı inceleme ise bir konu açısından bakılıp bitirilen inceleme türüdür. Sınırlı inceleme esnasında elde edilen bulgular artarsa, vergi müfettişi idareden tam inceleme yapmayı da talep edebilir.
10.Birden fazla inceleme olabilir mi?
Mükellefin bir yılının bir kere incelenmesi ikinci kez incelenmesine mani değildir. Bununla birlikte incelenen mükellef sayısı hiçbir zaman %2-3’leri geçemediği için denetim gücünün daha verimli kullanılması adına hiç incelenmeyen diğer mükellefler tercih edilir. Özellikle tam incelemelerde buna dikkat edilir. Diğer taraftan sahte ve muhteviyatı itibariyle yanıltıcı belge (naylon fatura) kullandığı tespit edilen mükellefler faturasını kullandıkları sahteci mükellef sebebiyle bir kere sınırlı incelemeye tabi tutulurlar. Daha sonra başka bir sahteci mükellefin tespit edilmesiyle bağlantılı olarak aynı mükellef ikinci hatta üçüncü kez incelenebilir.
11.İnceleme gerekçesi, ihbarcı bilgileri öğrenilebilir mi?
İncelemeye alınma gerekçesi incelemeye başlama tutanağında yer alır. Kayıt dışı hasılat, sahte ve muhteviyatı itibariyle yanıltıcı belge kullanma, risk analizi, tevkifat sorumluluğunun yerine getirilmemesi, yatırım indirimi, ortaklar cari – kasa hesabı gibi gerekçeler bildirilmiş olabilir. İncelemeye alınan her mükellefin aklına gelen ilk soru şu olur: “Beni kim ihbar etti?” ihbarlı incelemeler ayrıntılı ve ciddi ihbar mektuplarına dayandığı için delillerin kaybolması endişesiyle defter belge ibraz yazısı gönderilmeden doğrudan Mahkemeden alınan bir arama kararı ile başlar. İnceleme sonuçlanıncaya ve ihbarın asılsız olduğu anlaşılıncaya kadar ihbarcı bilgileri incelenen mükellefle paylaşılmaz. Aramalı incelemeler diğer incelemelere göre hem vergi müfettişi hem mükellef açısından daha zorlu incelemelerdir.
12.Vergi incelemesi sürecinde mükellefin psikolojisi nedir?
İncelemeye alındığını öğrendikten sonra mükellefin psikolojisi bozulmaya, ilk etapta ne yapılabileceğine dair arayışlara girmeye başlar. Tanıdık birileri aranır. Vergi müfettişine değişik kanallardan ulaşmaya çalışır. Doğru kişilere danışamayan ve kestirmeden kurtuluş yolu arayışında olan mükellefler kandırılmaya son derece müsait bir pozisyondadırlar. Niçin incelemeye alındığını, kendisini kimlerin ihbar etmiş olabileceğini düşünen mükellefler kendilerini o kadar ifşa ederler ki; kendilerini apaçık bir hedefe dönüştürürler. Yaranın ve kanın kokusunu kilometrelerce uzaktan alan vahşi avcılar bu kolay avı fark etmede gecikmezler. Bir anda mükellefin etrafında değişik değişik insanlar görülür. Sorunu rahatlıkla halledebileceğini, öncesinde de bu tür sorunları defalarca çözdüğünü iddia eden kişiler, mükellefin büyüklüğü ve bilgisizlik seviyesiyle doğru orantılı olarak mükelleften ciddi paralar talep ederler. İşin bu kişilerle bu yollarla olmayacağı fark eden mükellef için artık çok geçtir.
13.Vergi incelemesi nerede yapılır?
Öncesinde, esas itibariyle kanuna göre vergi incelemesinin, mükellefin işyerinde yapılması gerekirdi. Ancak vergi müfettişleri ekseriyetle incelemeyi mükellefin işyerinde değil kendi dairelerinde yapmayı tercih ettikleri için vergi incelemeleri çoğunlukla dairede gerçekleşirdi. Bunun hukuki zeminini oluşturmak için de mutad bir şekilde “mükellefin işyerinin uygun olmadığından…” ibaresi, incelemeye başlama tutanağına konulurdu.
Fakat, 1.7.2022'den itibaren incelemenin esas itibariyle dairede yapılması esası getirilmiştir. Böylelikle hukuki durum, fiili duruma uygun hale getirilmiştir. Defter belgesi çok olan, vergi müfettişine uygun bir çalışma ortamı sağlayabilen ve incelemenin kendi işyerlerinde yapılmasını isteyen mükelleflerin talep etmesi halinde inceleme mükellefin iş yerinde de yapılabilir.
14.İncelemeye başlama tutanak tarih niçin önemlidir?
Mali yapımızın artık ayrılmaz bir parçası haline gelen vergi affı diye bilinen affın kapsamına girip girmemek açısından, incelemeye başlama tutanağı belirleyici bir belgedir. Şayet incelemeye başlanmış ise belirli bir süre zarfında (genelde 2 ay gibi) incelemenin bitirilmesi ve bitirilmemesine bağlı olarak matrah artırımından yararlanma şekli değişmektedir. Diğer taraftan vergi incelemesinin başlaması sınırlı incelemelerde 6, tam incelemelerde de 12 aylık sürenin başlaması anlamına gelir. Bu açıdan incelemeye başlama tutanağının tarihi çok önemlidir. Özellikle vergi affının geleceği söylemlerinin arttığı bugünlerde.